Worldsoft Business Suite Dokumentation

a) Gehen Sie auf den Pfad EMS - SMS-Rundschreiben.

Bestimmen Sie zunächst die Empfänger Ihres SMS-Rundschreibens. In der Regel werden Sie nur eine Teilmenge Ihres Kontaktbestandes anschreiben wollen. Diese Teilmenge können Sie auf zwei Arten bilden:

1) Definieren Sie die Empfänger mit einer Selektion. Verwenden Sie dafür entweder einen gespeicherten Filter oder erstellen Sie eine neue Selektion unter "Suche erstellen".
Hier finden Sie die Anleitung zu der Suche.

2) Bei wenigen Adressen im CRM können Sie die gewünschten Kontakte aus der angezeigten Liste auswählen. Diese Auswahl treffen Sie durch Markierung aller gewünschten Kontakte mit einem Häkchen in der ersten Spalte der angezeigten Kontaktliste. Diese Auswahl können Sie in drei verschiedenen Ebenen treffen: Einzelauswahl, Listenauswahl und Gesamtauswahl.

b) Für die Gesamtauswahl klicken Sie auf den blauen Button "Alle in Tabelle auswählen". Damit sind alle Kontakte ausgewählt, auch diejenigen, die Sie in der aktuellen Ansicht nicht sehen. Die also auf der nächsten Seite und den übernächsten Seiten sind.

c) Für die Listenauswahl markieren Sie die Überschrift-Zeile der Kontakt-Tabelle in der linken Spalte. Sobald Sie dort das Häkchen setzen, sind alle sichtbaren Kontakte ausgewählt, was Sie an den automatisch gesetzten Häkchen in allen Zeilen erkennen können.

d) Für die Einzelauswahl markieren Sie jeden Kontakt einzeln.

e) Nachdem Sie die gewünschten Empfänger ausgewählt haben, gehen Sie zum nächsten Schritt "SMS erstellen".

a) Nun sind wir beim nächsten Schritt "SMS erstellen".

b) Mit dem Button "+Hinzufügen" können Sie eine neue Vorlage erstellen.

c) Mit einem Klick auf den Button "EDIT" können Sie bereits erstellte Vorlagen bearbeiten.

a) Geben Sie den Namen der Vorlage und eine zusätzliche Beschreibung ein.

b) Wählen Sie die Art des SMS. "Normal" ist als Standard ausgewählt. "Verschlüsselt" ist eine weitere Möglichkeit. Mit dieser Option können Sie SMS verschlüsselt versenden z.B. bei vertraulichen Daten. Diese verschlüsselten SMS kosten mehr als normale SMS. Eine SMS-Preisliste für normal und verschüsselt pro Land finden Sie hier:
SMS-Preisliste nach Ländern.

c) Diese Zeichenfolge wird in der SMS als Absender der Nachricht angezeigt. Das technische Limit beim SMS sind 11 Zeichen. Das könnte z.B. Ihre Telefonnummer oder Ihr Firmenname sein.

d) Die SMS-Vorlage können Sie einer Kategorie zuordnen. Die Kategorien müssen zuvor unter "Vorlagen" in der WBS angelegt werden.

e) Im Editor erstellen Sie die SMS-Nachricht. Hier können Sie Makros und Links verwenden.

f) Als Beispiel wird im Editor hier der Link auf die Website "https://www.worldsoft-wbs.info/test" angezeigt.

g) An dieser Stelle sehen Sie einen Zeichenzähler.

1) SMS-Länge und Zeichenzähler

Eine SMS hat eine maximale Länge von 140 Bytes. Wenn die Nachricht länger ist als 140 Bytes (160 Standard-Zeichen) ist, werden mehrere SMS versendet und berechnet. Der Empfänger erhält jedoch nur eine Nachricht als SMS angezeigt.
Der Zeichenzähler gibt Ihnen also nur einen ungefähren Anhaltspunkt. Sonderzeichen wie Umlaute, Akzente, Emoticons etc. haben mehr als ein Byte. Und Platzhalter wie z.B. haben auch mehr Zeichen - abhängig von Anrede und Namen (Lieber Peter). So kann es sein, dass der Zeichenzähler weniger als 160 Zeichen anzeigt aber dennoch zwei SMS versendet werden.

2) Link und Linktracking

Sie können auch einen Link zu Ihrer Website in das Textfeld eingeben bzw. einkopieren. Der Link wird als Text dargestellt. Das System erkennt den Link automatisch wenn http, https oder www am Anfang stehen.
Das Linktracking (Checkbox unterhalb der Nachricht) funktioniert nur, wenn ein Link in der SMS vorhanden ist.

h) Mit dieser Checkbox können Sie Tracking-Links aktivieren.

i) Wenn Sie diese Checkbox aktiviert lassen, werden Links in der SMS gekürzt. Ein SMS ist auf max. 160 Standardzeichen limitiert. Deshalb ist eine Kürzung sehr langer Links sinnvoll. Gekürzte Links werden über die Domain wsms.li aufgerufen. System-Links wie z.B. Opt-Out-Links und Trackinglinks werden automatisch gekürzt - unabhängig von dieser Checkbox. Gekürzter Links müssen im SMS über wsms.li aufgerufen werden. Die Darstellung ist abhängig vom Empfängertelefon.

Wenn Sie einen kurzen Link (z.B. Ihre Websitedomain) verwenden, empfehlen wir die Checkbox zu deaktivieren. Dann wird der Link in der SMS nicht gekürzt und muss nicht über wsms.li in der SMS aufgerufen werden.

j) Sind die Tracking-Links aktiviert wird Ihnen darunter eine Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.

Hier finden Sie eine Übersicht aller verwendeten Links in Ihrer Nachricht. Hier können Sie pro Link verschiedene Prozesse definieren. Dieser Prozess wird ausgeführt sobald der Link aufgerufen wird.

Wenn Sie alle Einstellungen für die Nachricht gemacht haben, speichern Sie die Vorlage ab. "Speichern" bedeutet überschreiben der jetzigen Vorlage. "Als neue Vorlage speichern" bedeutet als zusätzliche, neue Vorlage abzuspeichern. Und "Speichern und zur Vorschau" überschreibt die jetzige Vorlage falls Sie Änderungen gemacht haben und geht weiter zur Vorschau.

In der Vorschau sehen Sie nun Ihre Nachricht.

a) Hier finden Sie einen Hinweis zur Darstellung von Links.

b) Hier finden Sie alle Kontakte die eine SMS erhalten sollen. Mit einem Klick auf den Pfeil können Sie die personalisierte Textnachricht für jeden Kontakt anzeigen lassen. Somit sehen Sie wie die Makros dargestellt werden.

a) Nun sind wir beim letzten Schritt angelangt.

b) Hier wird die tatsächliche Anzahl angezeigt an die das Rundschreiben versendet wird. Diese Zahl kann von der Zahl ausgewählte Adressen (rechts oben) abweichen. Da nur an die gültigen Adressen (Mobilnummer vorhanden) gesendet wird.

c) Das Rundschreiben kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden.

Hier sehen Sie das empfangene SMS auf einem Smartphone (in diesem Fall einem iPhone). Je nach Smartphone und Software-Version kann es Abweichungen geben. Das hängt vom jeweiligen Telefon ab und wir haben darauf keinen Einfluss.

SMS-Rundschreiben

Festlegen der Empfänger

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